講演会を行う会場を借りるための経費です。ここに音響や照明などの機材レンタル費、控え室やホワイエなど付帯設備の利用料も含まれます。一般的にはこれらの費用は、会場側へ一括で支払うものであり、事前に前金として何パーセントか納め、後日、残金を清算する場合がほとんどです。
なかには、当日の電気使用料や急な雨が降った場合の傘袋代などを、実費として追加請求するところもあります。急な出費にあわてないためにも、会場側と事前に入念な打ち合わせをして、見積もりを依頼しましょう。

会を実施するにあたり、そこで働く人たちに対して支払われる経費です。講演者への謝礼金や、運営スタッフ、技術スタッフへの支払いがこれに当たります。運営スタッフは、当日受付や誘導のほかに、事前準備に携わった事務局要員についても考慮する必要があります。技術スタッフは、会場設営や音響、照明などですが、これらは会場サイドの専門業者に依頼することが多く、その場合は会場費と共に支払うことになります。
人件費には、消費税ではなく、源泉徴収として税金がかかることもあります。講演者が個人の場合、例えば、税込額面は556,854円、主催者サイドで10.21％の税額を引き、実際には500,000円を支払うというケースです。講演者によって納税スタイルが異なるうえ、支払い額によって税率も変わるので、こちらも事前の確認が大切です。

おおまかに言うと、会場費と人件費以外の経費がこれに当たります。
事務局運営で使用した備品代、コピー代、通信費、光熱費などのほか、事務所の賃料が含まれる場合もあるでしょう。そのほか、運営スタッフの交通費、お弁当代、控え室用の茶菓代、贈呈用の花束、参加者に渡すレジュメや資料の費用など、当日発生する細かいものが計上されることになります。

会場によっては、営利目的で使用すると会場費が高く設定される場合があります。主に公共施設で見られる設定ですが、なかには見込まれる利益のパーセンテージによって前後するところもあるので、注意が必要です。
こうした公共施設と比べ、一般の貸し会議室なら、そのような設定がされていることは、ほとんどありません。収容人数や設備を考慮しながら、賢く会場を選んでください。